Wat doet Scouting Regio De Langstraat?

Scouting Regio De Langstraat ondersteunt de tien lokale scouting groepen die samen de regio vormen bij hun activiteiten. Dat doet zij onder meer door het verzorgen van trainingen en door informatieuitwisseling. Spelteams organiseren regionale activiteiten op speltakniveau. Via vertegenwoordiging in de regioraad bepalen de groepen zelf het beleid van de regio De Langstraat. Een afgevaardigde van de regioraad heeft een stem in de landelijke raad van Scouting Nederland.

De structuur van de regio

De regio: verbindingsschakel tussen SN en de groep

Formeel is de regio De Langstraat een stichting die is ingeschreven bij de Kamer van Koophandel. De regio is de verbindingsschakel tussen Scouting Nederland en de plaatselijke groepen. Onderdelen van het landelijke beleid worden regionaal uitgevoerd. Om dat beleid uit te voeren betalen de bij de regio aangesloten groepen contributie aan de regio. De regio bestaat uit een regioraad, regioteams en een dagelijks bestuur.

De regioraad

De regioraad is het hoogste orgaan binnen de regio. Vergelijk het maar met de Tweede Kamer. De regioraad vertegenwoordigt alle scoutinggroepen die binnen de Regio De Langstraat vallen. De raad bestaat in principe uit één afgevaardigde per groep. Deze afgevaardigde mag namens zijn/haar groep besluiten nemen. Het ligt dan ook voor de hand dat de afgevaardigde binnen zijn/haar eigen groep een bestuursfunctie heeft. Verder benoemt de regioraad het regiobestuur. Dit bestuur bestaat, minimaal, uit een voorzitter, vice-voorzitter, een penningmeester en een secretaris. Ook de trainerscoördinator zit in het bestuur. Het regiobestuur maakt deel uit van de regioraad, maar de bestuursleden mogen geen stem uitbrengen.

Wat doet de regioraad?

De regioraad stelt het beleid van de regio vast. De regioraad beslist ook over de financiën en de hoogte van de contributie die de groepen aan de regio moeten betalen. De regioraad zorgt ervoor dat de regioteams goed kunnen functioneren. Niet alleen door geld beschikbaar te stellen, maar ook door ervoor te zorgen dat de regioteams voldoende bezet zijn. Een lid van het regiobestuur vertegenwoordigt onze regio in de landelijke raad. De regioraad bespreekt de standpunten die in de landelijke raad namens de regio naar voren worden gebracht.

De besluiten die de regioraad neemt, mogen nooit in strijd zijn met:

De regioteams

De regioteams organiseren activiteiten op regionaal niveau, zoals regionale speltakdagen en trainingen. Hoe zij dat doen, bepalen ze zelf. Als het maar past binnen het regionale beleid en de regionale begroting. Het organiseren van deze activiteiten is een van de hoofdtaken van de regio. Onze regio telt op dit moment zes regioteams. Elk team bestaat uit organisatoren. Uit hun midden benoemen ze een coördinator die het aanspreekpunt is van het team. Een keer in de twee maanden komen alle coördinatoren en het dagelijks bestuur bij elkaar voor uitwisseling en overleg. De trainerscoördinator maakt deel uit van het regiobestuur.

Elk regioteam stelt zijn eigen begroting op. Deze begroting wordt opgenomen in de begroting van de regio. Deze begroting moet worden goedgekeurd door de regioraad. De regioteams kunnen ook voorstellen doen aan de regioraad. De leden van de regioteams worden regiomedewerkers genoemd. Ze worden benoemd door het regiobestuur, met uitzondering van de trainerscoördinator. Die wordt benoemd door de regioraad. Vaak zijn regiomedewerkers ook lid van een plaatselijke groep. Maar dat hoeft niet.

Het regiobestuur

Het regiobestuur is tevens het stichtingsbestuur van de Regio De Langstraat en staat zo ingeschreven bij de KvK. De voorzitter, de penningmeester, de secretaris en de trainingscoördinator worden in functie benoemd door de regioraad. Je kunt de rol van het bestuur vergelijken met de ministerraad.

Taken van het regiobestuur

Het bestuur

• zorgt ervoor dat het beleid dat is vastgesteld door de regioraad wordt uitgevoerd
• is het formele aanspreekpunt van de Regio De Langstraat
• stuurt de regioteams aan
• schrijft vergaderingen uit van de regioraad en het groepsbegeleidersoverleg
• zorgt voor het archief van de regio
• verzorgt de communicatie tussen de regio en de groepen
• onderhoudt contacten met de groepen
• bemiddelt bij conflicten
• enzovoorts.
• Het dagelijks bestuur kan specifieke taken overdragen aan stafmedewerkers. Denk bijvoorbeeld aan taken als communicatie. Ook bestuursleden en stafmedewerkers zijn regiomedewerkers.

Overlegstructuur

Vergaderen is misschien niet altijd leuk, maar wel noodzakelijk om goede besluiten te nemen, ideeën uit te wisselen, betrokkenheid te krijgen en beleid voor te bereiden. Zonder goede overlegstructuur met de groepen kunnen we als regio niet functioneren. In onze regio wordt op drie niveaus tussen groepen overlegd: in de Regioraad worden beleidszaken uitgewisseld. In het groepsbegeleidersoverleg wordt gesproken over de dagelijkse gang van zaken binnen de regio en bij de groepen. En tijdens het speltakoverleg treffen de stafleden van een bepaalde speltak elkaar op regionaal niveau.

Regioraad

De regioraad komt minimaal drie keer per jaar bij elkaar om beleidszaken te bespreken. Vaste punten op de agenda zijn de begroting, de financiële verslaglegging, de jaarplannen en de agenda van de landelijke raad. De voorzitter van het regiobestuur schrijft de vergaderingen uit en zit ze ook voor. Aanwezig zijn het regiobestuur, per groep een afgevaardigde plus eventueel diens plaatsvervanger (veelal bestuursleden) en eventueel deskundigen.

Groepsbegeleidersoverleg

Het groepsbegeleidersoverleg is bedoeld om elkaar te betrekken bij, en op de hoogte van te houden van activiteiten zowel binnen de groepen als binnen de regio. Belangrijk is dat het overleg ook ruimte biedt om kennis, ervaring, programma’s en ideeën uit te wisselen. Daarom is het overleg breed van opzet. Bij de vergaderingen zijn in principe aanwezig: vertegenwoordigers van de groepen, de coördinatoren van de regioteams, de leden van het dagelijks bestuur en eventueel deskundigen. De agenda bepaalt welke vertegenwoordigers van de groepen aanwezig zijn. Vaak zijn dat de groepsbegeleiders, maar het kunnen ook de materiaalbeheerders en/of de speladviseurs zijn. De voorzitter van het regiobestuur schrijft de vergaderingen uit en zit ze ook voor. Het groepsbegeleidersoverleg vindt minimaal twee keer jaar plaats. Uit het overleg kunnen beleidsvoorstellen naar voren komen die worden ingebracht in de regioraad.

Speltakoverleg

Op speltakniveau spreken de speltakteams van de groepen en het betreffende regioteam elkaar tijdens het speltakoverleg. De coördinator van het regioteam roept deze mensen bijeen. Het accent ligt nu nog op de organisatie van de regionale speltakactiviteit. Ook speltak-specifieke onderwerpen kunnen ter sprake komen. Maar het ligt voor de hand dat dit in de nabije toekomst verandert. Het speltakoverleg wordt dan mede de schakel tussen de speltakken en de landelijke speltakbeleidsteams. Ook uit het speltakoverleg kunnen voorstellen naar voren komen die worden ingebracht in de regioraad.

Aftreedrooster

Bestuursleden mogen volgens het huishoudelijke reglement twee keer herbenoemd worden. Herbenoeming na drie zittingsperioden is alleen mogelijk als er op korte termijn geen zicht is op een opvolger.